Vergaderen door middel van video conference is helemaal in! Door de huidige situatie in de wereld is het voor steeds meer mensen ook noodzaak geworden om vanuit huis deel te nemen aan online meetings. Toch zijn er enorm veel verschillende tools beschikbaar. Ben je als bedrijf nog aan het twijfelen welke tool je moet aanschaffen, dan hebben we hier de voor- en nadelen van verschillende tools op een rijtje gezet.

Skype for Business

Skype is een van de meest bekende tools voor online beeldbellen. Doordat de tool vrijwel gratis te gebruiken is, is het een populair middel bij grote bedrijven. Daarnaast is de verbinding voorzien van encryptie, waardoor hacken ook enorm moeilijk is. Doordat je van collega’s kunt zien of zij beschikbaar zijn, weet je direct wanneer je iemand wel of niet kunt bellen.

Toch is het lang niet voor iedereen een bruikbaar medium. Zo moet de persoon waarmee je belt ook in het bezit zijn van een Skype-account. Daarnaast kun je maar met 50 personen tegelijk in een Skype call zitten. Dit kan vooral bij het houden van grote meetings, conferenties of trainingen te weinig zijn. Ook de bandbreedte die vereist is om een goede gesprekskwaliteit te waarborgen is enorm. 

Microsoft Teams

Microsoft Teams is bij veel organisaties vandaag de dag niet meer weg te denken. Het grote voordelen van deze tool is natuurlijk dat het volledig samenwerkt met de andere Office-365 tools. Hierdoor kun je veilig informatie delen via één enkele werkomgeving. Daarnaast is het momenteel een gratis tool die voor iedereen te gebruiken is. Dit is ook de belangrijkste reden dat veel organisaties zijn overgestapt tijdens de coronapandemie.

Echter zijn er ook een aantal belangrijke nadelen. De mogelijkheden met Microsoft Teams zijn namelijk enorm. Zeker voor de digibeten en oudere werknemers kan de overvloed aan mogelijkheden lastig zijn. Daarnaast heb je een Microsoft account nodig, wat het voor deelnemers van buitenaf lastig maakt.

Zoom

Het grote voordeel van Zoom is dat vrijwel iedereen direct aan de meeting kan deelnemen. Dit kan eenvoudig door een meeting link te delen. Via de whiteboard mogelijkheden kun je tijdens de meeting aantekenen maken en de ‘break out rooms’ maken het mogelijk om in kleinere groepjes verder te gaan tijdens de meeting.

Helaas moet je wel betalen als je met meer dan 100 personen in een meeting wil. Daarnaast kun je in dat geval ook maar 40 minuten per meeting inlassen. De groepsgrootte en duur van de meeting kun je natuurlijk uitbreiden met een betaalde versie.

FaceTime

Het grote nadeel van FaceTime is dat dit natuurlijk alleen kan als jij en je collega’s over Apple-apparatuur beschikken. Werkt er iemand met een Windows laptop, dan kan deze al niet meedoen aan de vergadering. Gelukkig is deze tool wel gratis te gebruiken en kun je met maar liefst 32 personen tegelijk in een meeting zitten.

WebEx

Webex kun je eenvoudig integreren met verschillende andere tools. Door deze te koppelen aan je mailprogramma kun je snel en eenvoudig meetings inschieten. Ten opzichte van andere programma’s hoef je ook niks te installeren en verloopt alles via internet.

Ik in dit geval is de betaalde versie vrijwel noodzakelijk als je langere meetings wil houden. Daarnaast zijn de mogelijkheden een stuk minder uitgebreid dan bij Microsoft Teams of Zoom bijvoorbeeld. Ook klagen veel gebruikers over een instabiele verbinding en onveilige werksituatie.