Zes tips om uw klanten te laten betalen

Het aantal facturen dat laattijdig wordt betaald mag dan wel lichtjes gedaald zijn, toch blijven wanbetalingen voor ondernemingen een prangend probleem. Een probleem dat je evenwel in de hand kunt houden zonder dat dit veel moeite of investeringen vergt. Jean Weemans van Dun & Bradstreet formuleert een aantal tips voor een efficiënt debiteurenbeheer die door elk bedrijf kunnen toegepast worden.

“We merken ook dat meer en meer bedrijven de betalingstermijn trachten te verlengen tot 60 dagen en zelfs tot 90 dagen. daarmee winnen ze zelf tijd en werkmiddelen. Maar de schuldeiser, die systematisch werkkapitaal verliest, is wel de pineut”, stelt weemans.

Een dynamisch debiteurenbeleid hoeft, volgens hem, nochtans niet veel tijd en geld te kosten – en eventuele investeringen betalen zichzelf sowieso meteen terug. Met een aantal praktische maatregelen en de juiste benadering kunnen bedrijven al heel ver komen om hun klanten stipter te laten betalen

1. Voorkomen is beter dan genezen
Dankzij uitgebreide en correcte algemene voorwaarden kun je heel wat problemen vermijden. Het is bijvoorbeeld aangeraden om in de voorwaarden te bepalen dat er intrest mag opgeeist worden bij laattijdige betalingen. Dit zal de klant motiveren om tijdig te betalen. het is daarom raadzaam om de kredietwaardigheid van de andere partij na te gaan, en deze te blijven opvolgen.

2. Plannen & personaliseren
Zorg voor duidelijke procedures en een vaste workflow. Het begint al bij het versturen van de factuur: zorg dat dit steeds zo snel mogelijk kan gebeuren. Stuur vervolgens de rappels kort na elkaar. plan en automatiseer ook de aanmaningen, maar zorg dat uw systeem niet doorzichtig is. Nummer de rappels bijvoorbeeld niet, en wissel het interval tussen de rappels.

“Alles wat standaard lijkt, zal ook standaard worden behandeld. probeer daarom steeds een persoonlijke toets te geven aan elk document”, raadt Weemans aan.

3. Ken uw klant
Deel uw klanten in op basis van hun betalingsgedrag. Een goede opvolging kan moeilijkheden of faillissementen voorspellen. Communiceer ook met uw klant, want dat onderscheidt u ook op dit domein mogelijk van uw concurrenten. Een klant betaalt eerder wie het eerst en het meest om zijn geld vraagt.

4. Gebruik psychologie
Uw klant mag dan wel een moeilijke betaler zijn, hij blijft nog steeds uw klant. Laad hem dus ook zeker niet op met het stigma van de wanbetaler. Behandel hem met respect en intimideer hem bijvoorbeeld nooit, ook al moet u klare taal spreken. “Stel open vragen aan uw klant en nodig hem uit om samen naar een oplossing te zoeken. Met andere woorden: zorg dat uw klant uw bondgenoot wordt.”

5. Vermijd zoveel mogelijk juridische stappen
Een juridische actie, hoewel het soms noodzakelijk is, blijft commercieel gezien een moeilijk verhaal. Tracht rechtsplegingen te vermijden door samen met de debiteur tot een overeenkomst te komen. Zorg er dan wel voor dat afspraken schriftelijk worden bevestigd.

“Ook het inschakelen van een incassobureau is niet altijd even lonend. dergelijke kantoren gaan te allen prijze voor de schuldaflossing, terwijl de langetermijnrelatie met uw klant voor u even belangrijk is.”

6. Leer uit het verleden
U moet anticiperen op toekomstige problemen, door niet te leveren aan klanten die in de financiële problemen zitten, of hier extra waakzaam voor te zijn. “Blijven dezelfde klanten steeds moeilijk betalen? vraag hen dan om een voorschot, en schroef de betalingstermijn terug voor volgende orders.”

Er zijn, volgens Thierry Maquet, creditratingofficer bij British American Tobacco, diverse maatregelen om klanten nauw op te volgen. “je kan spelen met de betalingstermijnen. je vraagt een voorschot. En in bepaalde gevallen vraag je meteen directe betaling. of in extreme gevallen weiger je samen te werken.”

Het aantal facturen dat laattijdig wordt betaald mag dan wel lichtjes gedaald zijn, toch blijven wanbetalingen voor ondernemingen een prangend probleem. Een probleem dat je evenwel in de hand kunt houden zonder dat dit veel moeite of investeringen vergt. Jean Weemans van Dun & Bradstreet formuleert een aantal tips voor een efficiënt debiteurenbeheer die door elk bedrijf kunnen toegepast worden.

“We merken ook dat meer en meer bedrijven de betalingstermijn trachten te verlengen tot 60 dagen en zelfs tot 90 dagen. daarmee winnen ze zelf tijd en werkmiddelen. Maar de schuldeiser, die systematisch werkkapitaal verliest, is wel de pineut”, stelt weemans.

Een dynamisch debiteurenbeleid hoeft, volgens hem, nochtans niet veel tijd en geld te kosten – en eventuele investeringen betalen zichzelf sowieso meteen terug. Met een aantal praktische maatregelen en de juiste benadering kunnen bedrijven al heel ver komen om hun klanten stipter te laten betalen

1. Voorkomen is beter dan genezen
Dankzij uitgebreide en correcte algemene voorwaarden kun je heel wat problemen vermijden. Het is bijvoorbeeld aangeraden om in de voorwaarden te bepalen dat er intrest mag opgeeist worden bij laattijdige betalingen. Dit zal de klant motiveren om tijdig te betalen. het is daarom raadzaam om de kredietwaardigheid van de andere partij na te gaan, en deze te blijven opvolgen.

2. Plannen & personaliseren
Zorg voor duidelijke procedures en een vaste workflow. Het begint al bij het versturen van de factuur: zorg dat dit steeds zo snel mogelijk kan gebeuren. Stuur vervolgens de rappels kort na elkaar. plan en automatiseer ook de aanmaningen, maar zorg dat uw systeem niet doorzichtig is. Nummer de rappels bijvoorbeeld niet, en wissel het interval tussen de rappels.

“Alles wat standaard lijkt, zal ook standaard worden behandeld. probeer daarom steeds een persoonlijke toets te geven aan elk document”, raadt Weemans aan.

3. Ken uw klant
Deel uw klanten in op basis van hun betalingsgedrag. Een goede opvolging kan moeilijkheden of faillissementen voorspellen. Communiceer ook met uw klant, want dat onderscheidt u ook op dit domein mogelijk van uw concurrenten. Een klant betaalt eerder wie het eerst en het meest om zijn geld vraagt.

4. Gebruik psychologie
Uw klant mag dan wel een moeilijke betaler zijn, hij blijft nog steeds uw klant. Laad hem dus ook zeker niet op met het stigma van de wanbetaler. Behandel hem met respect en intimideer hem bijvoorbeeld nooit, ook al moet u klare taal spreken. “Stel open vragen aan uw klant en nodig hem uit om samen naar een oplossing te zoeken. Met andere woorden: zorg dat uw klant uw bondgenoot wordt.”

5. Vermijd zoveel mogelijk juridische stappen
Een juridische actie, hoewel het soms noodzakelijk is, blijft commercieel gezien een moeilijk verhaal. Tracht rechtsplegingen te vermijden door samen met de debiteur tot een overeenkomst te komen. Zorg er dan wel voor dat afspraken schriftelijk worden bevestigd.

“Ook het inschakelen van een incassobureau is niet altijd even lonend. dergelijke kantoren gaan te allen prijze voor de schuldaflossing, terwijl de langetermijnrelatie met uw klant voor u even belangrijk is.”

6. Leer uit het verleden
U moet anticiperen op toekomstige problemen, door niet te leveren aan klanten die in de financiële problemen zitten, of hier extra waakzaam voor te zijn. “Blijven dezelfde klanten steeds moeilijk betalen? vraag hen dan om een voorschot, en schroef de betalingstermijn terug voor volgende orders.”

Er zijn, volgens Thierry Maquet, creditratingofficer bij British American Tobacco, diverse maatregelen om klanten nauw op te volgen. “je kan spelen met de betalingstermijnen. je vraagt een voorschot. En in bepaalde gevallen vraag je meteen directe betaling. of in extreme gevallen weiger je samen te werken.”