De beste software voor groepswerk
Reünie, vrijgezellenavond of andere festiviteit te plannen? Het internet barst van de tools die je voorbereidingen veel eenvoudiger kunnen maken. Van een datum prikken tot taken verdelen en ideeën uitwisselen: tijd om een team te vormen met het web.
Onlangs mocht ik samen met enkele vrienden een vrijgezellenavond organiseren. Daar kwam heel wat bij kijken.
De broer moest het restaurant en slaapplaats reserveren, de beste vriend stippelde een kroegentocht uit, de voetbalmakkers staken een reeks hoogst amusante opdrachten in elkaar. En dan was er nog altijd de zoektocht naar accessoires die absoluut niet mochten ontbreken. Je krijgt immers niet elke dag de kans om je kameraad als Frans kamermeisje te verkleden.
Vergaderen geblazen, dus. Nu moet ik eerlijk toegeven, de ‘echte’ vergaderingen in de lokale Ierse pub waren – hoewel uitermate bevorderlijk voor de groepsgeest én de innerlijke mens – toch niet echt productief. Het echte werk gebeurde immers online, en wel via een paar geweldige online agenda- en samenwerkingstools.
De tools die we hier presenteren, zijn van vele markten thuis: sommige zijn verbeterde agenda’s, andere maken handig gebruik van Twitter. En er zijn er zelfs bij waarmee je deeltaken kan uitbesteden, indien nodig met deadline. Aan het werk!
Doodle: planning en polls
De onlinedienst Doodle was de eerste tool die opdook tijdens de voorbereidingen naar het evenement. De reden is simpel: deze gratis dienst is perfect geschikt om een gedeelde agenda en onlinepolls mee op te stellen.
Dat komt goed van pas om van op afstand een gezamenlijke, of tenminste democratische keuze te maken. Wij zetten onder Maak een keuze verschillende locaties voor de feestelijkheden op een rij, en lieten de poll op de deelnemers los.
Met een ander Doodle-onderdeel, Plan een activiteit, zet je vervolgens online een gedeelde agenda op, waarop iedere deelnemer kan intekenen en zijn aanwezigheid met een simpele muisklik kan bevestigen. Ook kan je de toepassing gebruiken om vooraf te peilen wanneer deelnemers beschikbaar zijn, met een ja/nee/eventueel-optie.
Beide onderdelen, de keuze en de agenda, vragen slechts enkele minuutjes input om automatisch een link te genereren die de agenda of het referendum online zet. Die link stuur je vervolgens door naar alle deelnemers: ofwel door hem in een eigen mail te kopiëren en te plakken, ofwel door je Doodle-account te linken aan een agendadienst naar keuze (onder meer Google Calendar, Outlook en Lotus Notes worden ondersteund), en alles door Doodle zelf te laten doen.
Moet je dan absoluut een account aanmaken? Absoluut niet. En deelnemers al zeker niet: die moeten gewoon hun naam en hun keuze invullen. Geregelde gebruikers worden wel aangemoedigd om een account aan te maken, onder meer voor de link met andere agenda’s.
Naam? Doodle (gratis)
Wat? Democratisch een datum of activiteit vastleggen
Waar? www.doodle.com
TeamLab
Team "Vrijgezel" bleef ook even hangen bij TeamLab. Met deze erg uitgebreide tool kun je onder meer taken verdelen (al dan niet met deadline), ideeën uitwisselen via een groepsblog of webadressen, aan documenten werken, en uiteraard ook een gedeelde agenda bijhouden.
Uiteindelijk bleek deze (in feite professionele tool) ons eerder eenvoudige doel voorbij te schieten, maar ik kan me inbeelden dat er toch wat (semi-)privé-initiatieven zijn waar zo’n uitgebreid managementssysteempje wel van pas komt. Ik denk bijvoorbeeld aan de organisatie van een buurt- of schoolfeest.
Voor de meer ingewikkelde events, waarbij je al gauw een tiental deelnemers moet aansturen, is TeamLab een droom om mee te werken. Het begint met een portal die je in de cloud aanmaakt en ook zijn eigen webadres krijgt (naam.teamlab.com). Vervolgens parkeer je alle inhoud op die locatie.
Alles in TeamLab verloopt volgens een getrapt systeem. Het portaal kan worden onderverdeeld in verschillende projecten, waarbij bijvoorbeeld het vrijgezellenweekend zo’n project is. Binnen een project worden vervolgens milestones uitgezet: data waarop bepaalde doelstellingen absoluut gehaald moeten zijn.
Daarna stel je verschillende taken op. Die kan je toewijzen aan een specifieke deelnemer en milestone, en je kunt er ook een deadline op plakken.
Dankzij die eenvoudige structuur is TeamLab een onlinetool die zowel door professionele projectmanagers als door amateurs kan worden ingezet. De basisdienst is gratis, maar verwacht wordt dat andere elementen (zoals het samenwerken aan documenten) snel onder de premium-vlag zullen komen. En dat betekent betalen.
Naam? TeamLab
Wat? Onlineprojectmanager die doelstellingen uitzet en deadlines oplegt
Waar? www.teamlab.com
Twiddla
Net als Doodle pocht de online whiteboarding-dienst Twiddla met het feit dat ze no set-up is: je hoeft niet door het vervelende proces van een registratie. Deelnemers aan het virtuele school- en prikbord van Twiddla krijgen een link doorgestuurd van wie het heeft aangemaakt, en kunnen meteen aan de slag.
Twiddla is zonder meer de meest intuïtieve samenwerkingstool in dit dossier, omdat je er zowat alles mee kan: je begint met een wit vlak of een webpagina, en voegt vervolgens gaandeweg pijltjes, tekst, beelden, documenten en andere tierelantijntjes toe. Aan de rechterzijde zit een chatvenster met alle deelnemers die de link hebben ontvangen en geactiveerd, en via het Audio-luik kun je zelfs voicechatten.
Twiddla was aanvankelijk bedoeld als een soort co-webbrowsingtool: je surft er samen mee over het internet, blijft hangen op een bepaalde webpagina, en discussieert of voegt ideeën en geinigheden toe. Ondertussen is de dienst vooral bekend als virtueel schrijfbord. Niet voor niets groeit zijn populariteit in het onderwijs: ondanks zijn speelse karakter is dit de perfecte speelplaats om ideeën uit te wisselen.
Slepen, verbanden trekken, discussiëren met het hoofd over hetzelfde virtuele canvas: het kan allemaal. Voor het doel dat ik hier echter had vooropgesteld, het invullen van de vrijgezellenavond, was Twiddla vooral handig in combinatie met een strakkere planningstool als Doodle of TeamLab. Op ons virtuele krabbelbord werd vooral gebrainstormd over de schunnigheden die we konden uithalen.
Naam? Twiddla (gratis)
Wat? Virtueel brainstorm-schoolbord
Waar? www.twiddla.com
Vyew
De deadline nadert met rasse schreden en een snelle interventie is nodig? Dan is een onlinechatruimte de manier om snel knopen door te hakken. De website Vyew.com levert een room die privé wordt opgezet, maar beschikbaar is voor een hele groep mensen.
De site bevat onder meer een voip- en webcamconnectie, een commentaar- en chatruimte aan de rechterkant van het scherm, maar ook de mogelijkheid om privé te chatten met een bepaalde deelnemer. Je krijgt zelfs een (Amerikaans) telefoonnummer voor een conferencecall waaraan je met tientallen gebruikers tegelijkertijd kan deelnemen. Voor die laatste mogelijkheid gebruik je dus beter Skype.
Alle communicatiemogelijkheden van Vyew komen boven op een centraal bord te staan. Daar kun je content van allerlei pluimage bewerken, zoals Word- en Excel-documenten, Powerpoint-presentaties, YouTube-video’s, beelden, screenshots en mp3’s. Heel handige is de knop die de inhoud van het bord op elk moment kan exporteren naar een pdf-bestand.
Vyew is geschikt voor teams tot tien mensen. Wil je gratis van deze dienst gebruikmaken, dan moet je er volgens de site zelf een portie advertenties bijnemen. Toen ik de dienst echter aan een test onderwierp, kwam ik er niet één tegen.
Uitnodigingen naar andere deelnemers kunnen recht vanuit het programma gestuurd worden, of door een link in een eigen e-mail te kopiëren. Registratie is niet nodig, noch van jezelf, noch van de deelnemers aan deze ‘situation room’.
Naam? Vyew (gratis)
Wat? Situation room met massa communicatiemogelijkheden
Waar? www.vyew.com
GroupTweet
Als alle leden van de samenzwering ervaren twitteraars zijn, is het zeker ook interessant om via tweets te communiceren. Het voordeel daarvan is dat je niet noodzakelijk op hetzelfde moment online moet zijn, en toch erg snel en efficiënt gedachten kunt uitwisselen.
GroupTweet levert de mogelijkheid om vanuit één centraal Twitteraccount snelle invallen automatisch naar de Twitterpagina van alle deelnemers te sturen. De site grouptweet.com herbergt dus uitsluitend een uitbreidingsapp voor Twitter: het echte werk gebeurt op Twitter zelf.
Via GroupTweet link je je eigen Twitteraccount met die van de andere deelnemers, met de bedoeling een centraal account te volgen. De beheerder van het centrale account (in dit geval de gangmaker van de vrijgezellenavond) stelt alles in, de rest autoriseert de groepstwitterapplicatie op het centrale account via de Activate-knop op GroupTweet. En dan: kwetteren maar. Iedere privétweet naar het centrale account wordt meteen doorgestuurd naar elke deelnemer.
Naam? GroupTweet (gratis)
Wat? In team twitteren
Waar? www.grouptweet.com
Mikogo
Voor wie écht in real-time wilt samenwerken, vond ik tot slot nog een doorgedreven oplossing. Via de onlinedienst Mikogo kan je elkaars bureaublad in de webbrowser zien, terwijl je via deze dienst ook communiceert.
Mikogo werkt daarvoor met een clientprogramma dat je wel eventjes moet downloaden en installeren, en dat je tijdens een sessie rechtstreeks de bureaubladen van alle deelnemers laat zien. Uitnodigen gebeurt hier niet via een link, maar door een negencijferig nummer dat aan de sessie wordt toebedeeld, en als authenticatie dient voor alle deelnemers.
Vervolgens gebruik je je eigen bureaublad als whiteboard. Tijdens een Mikogo-sessie kan je er bijvoorbeeld op tekenen om extra aanwijzigingen te geven. Maar je kunt ook bestanden doorgeven van bureaublad naar bureaublad, elkaars bureaublad tijdelijk overnemen, enzovoort. Het mooie is bovendien dat Mikogo cross-platform is: Windows-, Mac- en Linuxgebruikers kunnen samen aan hetzelfde project werken.
Naam? Mikogo
Wat? Desktops delen
Waar? www.mikogo.com
Reünie, vrijgezellenavond of andere festiviteit te plannen? Het internet barst van de tools die je voorbereidingen veel eenvoudiger kunnen maken. Van een datum prikken tot taken verdelen en ideeën uitwisselen: tijd om een team te vormen met het web.
Onlangs mocht ik samen met enkele vrienden een vrijgezellenavond organiseren. Daar kwam heel wat bij kijken.
De broer moest het restaurant en slaapplaats reserveren, de beste vriend stippelde een kroegentocht uit, de voetbalmakkers staken een reeks hoogst amusante opdrachten in elkaar. En dan was er nog altijd de zoektocht naar accessoires die absoluut niet mochten ontbreken. Je krijgt immers niet elke dag de kans om je kameraad als Frans kamermeisje te verkleden.
Vergaderen geblazen, dus. Nu moet ik eerlijk toegeven, de ‘echte’ vergaderingen in de lokale Ierse pub waren – hoewel uitermate bevorderlijk voor de groepsgeest én de innerlijke mens – toch niet echt productief. Het echte werk gebeurde immers online, en wel via een paar geweldige online agenda- en samenwerkingstools.
De tools die we hier presenteren, zijn van vele markten thuis: sommige zijn verbeterde agenda’s, andere maken handig gebruik van Twitter. En er zijn er zelfs bij waarmee je deeltaken kan uitbesteden, indien nodig met deadline. Aan het werk!
Doodle: planning en polls
De onlinedienst Doodle was de eerste tool die opdook tijdens de voorbereidingen naar het evenement. De reden is simpel: deze gratis dienst is perfect geschikt om een gedeelde agenda en onlinepolls mee op te stellen.
Dat komt goed van pas om van op afstand een gezamenlijke, of tenminste democratische keuze te maken. Wij zetten onder Maak een keuze verschillende locaties voor de feestelijkheden op een rij, en lieten de poll op de deelnemers los.
Met een ander Doodle-onderdeel, Plan een activiteit, zet je vervolgens online een gedeelde agenda op, waarop iedere deelnemer kan intekenen en zijn aanwezigheid met een simpele muisklik kan bevestigen. Ook kan je de toepassing gebruiken om vooraf te peilen wanneer deelnemers beschikbaar zijn, met een ja/nee/eventueel-optie.
Beide onderdelen, de keuze en de agenda, vragen slechts enkele minuutjes input om automatisch een link te genereren die de agenda of het referendum online zet. Die link stuur je vervolgens door naar alle deelnemers: ofwel door hem in een eigen mail te kopiëren en te plakken, ofwel door je Doodle-account te linken aan een agendadienst naar keuze (onder meer Google Calendar, Outlook en Lotus Notes worden ondersteund), en alles door Doodle zelf te laten doen.
Moet je dan absoluut een account aanmaken? Absoluut niet. En deelnemers al zeker niet: die moeten gewoon hun naam en hun keuze invullen. Geregelde gebruikers worden wel aangemoedigd om een account aan te maken, onder meer voor de link met andere agenda’s.
Naam? Doodle (gratis)
Wat? Democratisch een datum of activiteit vastleggen
Waar? www.doodle.com
TeamLab
Team "Vrijgezel" bleef ook even hangen bij TeamLab. Met deze erg uitgebreide tool kun je onder meer taken verdelen (al dan niet met deadline), ideeën uitwisselen via een groepsblog of webadressen, aan documenten werken, en uiteraard ook een gedeelde agenda bijhouden.
Uiteindelijk bleek deze (in feite professionele tool) ons eerder eenvoudige doel voorbij te schieten, maar ik kan me inbeelden dat er toch wat (semi-)privé-initiatieven zijn waar zo’n uitgebreid managementssysteempje wel van pas komt. Ik denk bijvoorbeeld aan de organisatie van een buurt- of schoolfeest.
Voor de meer ingewikkelde events, waarbij je al gauw een tiental deelnemers moet aansturen, is TeamLab een droom om mee te werken. Het begint met een portal die je in de cloud aanmaakt en ook zijn eigen webadres krijgt (naam.teamlab.com). Vervolgens parkeer je alle inhoud op die locatie.
Alles in TeamLab verloopt volgens een getrapt systeem. Het portaal kan worden onderverdeeld in verschillende projecten, waarbij bijvoorbeeld het vrijgezellenweekend zo’n project is. Binnen een project worden vervolgens milestones uitgezet: data waarop bepaalde doelstellingen absoluut gehaald moeten zijn.
Daarna stel je verschillende taken op. Die kan je toewijzen aan een specifieke deelnemer en milestone, en je kunt er ook een deadline op plakken.
Dankzij die eenvoudige structuur is TeamLab een onlinetool die zowel door professionele projectmanagers als door amateurs kan worden ingezet. De basisdienst is gratis, maar verwacht wordt dat andere elementen (zoals het samenwerken aan documenten) snel onder de premium-vlag zullen komen. En dat betekent betalen.
Naam? TeamLab
Wat? Onlineprojectmanager die doelstellingen uitzet en deadlines oplegt
Waar? www.teamlab.com
Twiddla
Net als Doodle pocht de online whiteboarding-dienst Twiddla met het feit dat ze no set-up is: je hoeft niet door het vervelende proces van een registratie. Deelnemers aan het virtuele school- en prikbord van Twiddla krijgen een link doorgestuurd van wie het heeft aangemaakt, en kunnen meteen aan de slag.
Twiddla is zonder meer de meest intuïtieve samenwerkingstool in dit dossier, omdat je er zowat alles mee kan: je begint met een wit vlak of een webpagina, en voegt vervolgens gaandeweg pijltjes, tekst, beelden, documenten en andere tierelantijntjes toe. Aan de rechterzijde zit een chatvenster met alle deelnemers die de link hebben ontvangen en geactiveerd, en via het Audio-luik kun je zelfs voicechatten.
Twiddla was aanvankelijk bedoeld als een soort co-webbrowsingtool: je surft er samen mee over het internet, blijft hangen op een bepaalde webpagina, en discussieert of voegt ideeën en geinigheden toe. Ondertussen is de dienst vooral bekend als virtueel schrijfbord. Niet voor niets groeit zijn populariteit in het onderwijs: ondanks zijn speelse karakter is dit de perfecte speelplaats om ideeën uit te wisselen.
Slepen, verbanden trekken, discussiëren met het hoofd over hetzelfde virtuele canvas: het kan allemaal. Voor het doel dat ik hier echter had vooropgesteld, het invullen van de vrijgezellenavond, was Twiddla vooral handig in combinatie met een strakkere planningstool als Doodle of TeamLab. Op ons virtuele krabbelbord werd vooral gebrainstormd over de schunnigheden die we konden uithalen.
Naam? Twiddla (gratis)
Wat? Virtueel brainstorm-schoolbord
Waar? www.twiddla.com
Vyew
De deadline nadert met rasse schreden en een snelle interventie is nodig? Dan is een onlinechatruimte de manier om snel knopen door te hakken. De website Vyew.com levert een room die privé wordt opgezet, maar beschikbaar is voor een hele groep mensen.
De site bevat onder meer een voip- en webcamconnectie, een commentaar- en chatruimte aan de rechterkant van het scherm, maar ook de mogelijkheid om privé te chatten met een bepaalde deelnemer. Je krijgt zelfs een (Amerikaans) telefoonnummer voor een conferencecall waaraan je met tientallen gebruikers tegelijkertijd kan deelnemen. Voor die laatste mogelijkheid gebruik je dus beter Skype.
Alle communicatiemogelijkheden van Vyew komen boven op een centraal bord te staan. Daar kun je content van allerlei pluimage bewerken, zoals Word- en Excel-documenten, Powerpoint-presentaties, YouTube-video’s, beelden, screenshots en mp3’s. Heel handige is de knop die de inhoud van het bord op elk moment kan exporteren naar een pdf-bestand.
Vyew is geschikt voor teams tot tien mensen. Wil je gratis van deze dienst gebruikmaken, dan moet je er volgens de site zelf een portie advertenties bijnemen. Toen ik de dienst echter aan een test onderwierp, kwam ik er niet één tegen.
Uitnodigingen naar andere deelnemers kunnen recht vanuit het programma gestuurd worden, of door een link in een eigen e-mail te kopiëren. Registratie is niet nodig, noch van jezelf, noch van de deelnemers aan deze ‘situation room’.
Naam? Vyew (gratis)
Wat? Situation room met massa communicatiemogelijkheden
Waar? www.vyew.com
GroupTweet
Als alle leden van de samenzwering ervaren twitteraars zijn, is het zeker ook interessant om via tweets te communiceren. Het voordeel daarvan is dat je niet noodzakelijk op hetzelfde moment online moet zijn, en toch erg snel en efficiënt gedachten kunt uitwisselen.
GroupTweet levert de mogelijkheid om vanuit één centraal Twitteraccount snelle invallen automatisch naar de Twitterpagina van alle deelnemers te sturen. De site grouptweet.com herbergt dus uitsluitend een uitbreidingsapp voor Twitter: het echte werk gebeurt op Twitter zelf.
Via GroupTweet link je je eigen Twitteraccount met die van de andere deelnemers, met de bedoeling een centraal account te volgen. De beheerder van het centrale account (in dit geval de gangmaker van de vrijgezellenavond) stelt alles in, de rest autoriseert de groepstwitterapplicatie op het centrale account via de Activate-knop op GroupTweet. En dan: kwetteren maar. Iedere privétweet naar het centrale account wordt meteen doorgestuurd naar elke deelnemer.
Naam? GroupTweet (gratis)
Wat? In team twitteren
Waar? www.grouptweet.com
Mikogo
Voor wie écht in real-time wilt samenwerken, vond ik tot slot nog een doorgedreven oplossing. Via de onlinedienst Mikogo kan je elkaars bureaublad in de webbrowser zien, terwijl je via deze dienst ook communiceert.
Mikogo werkt daarvoor met een clientprogramma dat je wel eventjes moet downloaden en installeren, en dat je tijdens een sessie rechtstreeks de bureaubladen van alle deelnemers laat zien. Uitnodigen gebeurt hier niet via een link, maar door een negencijferig nummer dat aan de sessie wordt toebedeeld, en als authenticatie dient voor alle deelnemers.
Vervolgens gebruik je je eigen bureaublad als whiteboard. Tijdens een Mikogo-sessie kan je er bijvoorbeeld op tekenen om extra aanwijzigingen te geven. Maar je kunt ook bestanden doorgeven van bureaublad naar bureaublad, elkaars bureaublad tijdelijk overnemen, enzovoort. Het mooie is bovendien dat Mikogo cross-platform is: Windows-, Mac- en Linuxgebruikers kunnen samen aan hetzelfde project werken.
Naam? Mikogo
Wat? Desktops delen
Waar? www.mikogo.com
