Preview: Office 365 bèta

Office 365, de online-uitbreiding van Microsoft Office, lijkt misschien een antwoord op Google Apps. Maar de kantoorsuite in de cloud gaat veel verder dan dat.

Zo biedt het pakket Sharepoint en Exchange-integratie, videoconferencing en een flexibele abonnementsformule.

Microsoft maakt bijna een jaar na de lancering van Office 2010 de publieke bèta beschikbaar van Office 365, zodat gebruikers kunnen proefdraaien voor een eventuele overstap. De softwaremaker benadrukt dat de onlinekantoorsuite geen vervanging is voor de desktopsoftware, maar eerder een manier om online samen te werken met collega’s in een beveiligde omgeving.

[related_article id=”161452″]

Ondersteuning grondig aangepakt
Om Office 365 zo breed mogelijk geaccepteerd te krijgen, heeft Microsoft de ondersteuning grondig aangepakt. Officedocumenten kunnen niet alleen vanaf een Windows Phone 7-toestel worden geopend, maar ook via Android, BlackBerry of iOS. En ook wie Chrome, Safari of Firefox gebruikt, kan aan de slag.

Office 365 is opgebouwd vanuit het oogpunt van de IT-afdeling van een bedrijf. Binnen een opgeruimde online admin-omgeving kunnen zij gebruikersrechten regelen, SharePoint-sites opzetten voor het bewaren en samenwerken van documenten of het migreren van mails naar Exchange Online. Dat betekent niet dat zomaar iedereen het beheer op zich kan nemen: vooral voor Sharepoint Online en Exchange Online is gedegen kennis van Windows nodig.

Communicatie met het web
De Office Web Apps, die vorig jaar al voor de consument werden geïntroduceerd, maken uiteraard ook hun opwachting in Office 365, met vooral het rijk uitgevoerde Outlook 2010 als uitblinker. Gebruikers kunnen waar dan ook eenvoudige bewerkingen uitvoeren, of dat nu via een smartphone of netbook is. De ontwikkelaar heeft ook voor mobiele toestellen uitgebreide opties ingebouwd, zoals gedwongen encryptie en het wissen op afstand van Office-documenten.

Toch biedt een lokale versie van Office 2010 nog steeds een optimale werkervaring. Dan is het bijvoorbeeld mogelijk om direct vanuit Word 2010 een document op te slaan bij Sharepoint Online via een toegevoegde koppeling.

Een van de minder bekende familieleden in Office 365 is Lync Online, een totaaloplossing voor bedrijfscommunicatie, die chat, videoconferencing en voip combineert. Microsoft wil verschillende bezigheden met elkaar combineren, zodat pakweg een ontvangen mail direct overvloeit in een chatgesprek of videovergadering.

De mogelijkheden van Office 365 zijn uitgebreid, maar het is niet verplicht om ze allemaal in te zetten. Microsoft introduceert flexibele maandabonnementen, waarbij bedrijven zelf kunnen kiezen welke onderdelen ze huren.

Zo kan een kleine onderneming tot 25 werknemers SharePoint Online, Lync Online en Office Web Apps huren voor een maandbedrag van 5,52 euro per gebruiker. Grote ondernemingen die alles erop en eraan willen, inclusief de lokale installatie van Office 2010, betalen 22,75 euro per maand per gebruiker. Microsoft zal daar later dit jaar nog een groot aantal abonnementsformules aan toevoegen.

Voor grote bedrijven zal de grotere controle en eenvoudige migratie naar onlinevarianten van reeds bestaande Office-structuren aantrekkelijk zijn. Maar voor het kleinbedrijf is de slag tussen Google Business Apps en Office 365 nog lang niet gestreden. Toch staat Office 365 als een huis, met een onlangs geopende appwinkel en nog veel groeimogelijkheden tot de definitieve versie er is

Microsoft Office 365 bèta
prijs: zie tekst (juni 2011)

PRO: flexibel opgezet; Exchange en Sharepoint-server in de cloud; rijk uitgevoerde Outlook-webapp; veel controle voor IT-administrator.
CONTRA: abonnementsmodel is nog te ingewikkeld.